大型會議機場接站接機（接站）、簽到報到、引導客流等這些看似細微的會務工作恰恰是參會者對大型會議體驗好壞的重要性判斷因素。接機（接站）是接待工作中的道環(huán)節(jié)，可能是跨地區(qū)的、全國性的、甚至是國際性的。

會務接機（接站）有兩個重要特點。不同類型的會議所接待的對象（參會嘉賓）也不同，例如政務活動接待對象主要以政府領導為主，社團類的會議接機一般只針對特邀嘉賓、演講嘉賓、領域專家、知名企業(yè)家等；第二點：接待對象（參會嘉賓）可能是來自全國各地，例如企業(yè)類的全國經銷商會議、合作伙伴大會、國際性學術大會等。而像這些大型會議的舉辦，絕大部分主辦方是要求為所有參會嘉賓進行接機（接站）安排的。因為這類型會議的接機（接站）涉及的人數多、航班多、變化多，所以主辦方通常會交給第三方接待公司去承辦。

會議前期利用會議管理系統，將所有參會嘉賓的身份信息、入住信息、航班信息導入會議管理系統，并給每位參會嘉賓發(fā)送專屬二維碼信息。VIP嘉賓可特殊安排。2.對工作人員進行統一管理安排：出口舉牌人員、引領人員、簽到人員、車輛調度、后勤服務、應急處理，確保每個崗位能夠科學管理、無縫銜接，確保不漏接、錯接每個參會代表。3.機場AB區(qū)設置臨時簽到處，機場工作人員用手持PDA掃描參會人員二維碼，即可確認參會信息，（數據將自動匯總相對應的酒店后臺）再安排相應車輛接送參會代表前往目的地。4.通過數據核算，計算當天航班到達的高峰期和同一時段到達機場的人數，安排足夠車輛時間進行輸送。

在大型會議活動中，嘉賓的接機接站等看似細微的會務工作雖說在整體會議中沒有多大的分量占比，可恰恰卻是整場會議體驗感受好壞的重要性判斷因素。